1CRÉER UN COMPTE

La première chose à faire est de créer un compte dans le Système de Gestion SELAVIP à l’adresse suivante (http:application.selavip.org).

 

2CRÉATION DE L’ONG

Vous pourrez, après avoir créé un compte, procéder à la création d’une ONG (ce qui permettra la présentation de projets à SELAVIP). Pour voir les critères à remplir pour créer une ONG dans le système cliquez ici.

En cas de perte ou d’oubli du mot de passe, vous pourrez, sur la page de début, le récupérer. Veuillez à cet effet, cliquer sur Mot de passe oublié? et suivre les instructions pour le rétablir.

Le formulaire d’inscription comprend 5 sections: Information Générale, Information Légale, Expérience, Ressources, Information Bancaire. Toutes les sections ont des champs obligatoires qui doivent être remplis pour que l’inscription soit valable.

Une fois le formulaire envoyé, SELAVIP examinera l’information. Le statut de votre ONG peut se présenter comme suit : Activée, Envoyée pour correction, Refusée. Veuillez noter que seules les ONG activées dans le système peuvent soumettre un projet.

Si vous désirez télécharger le modèle du formulaire à compléter cliquez ici (PDF formulaire d’inscription ONG)

CRÉER ONG

 

3POSTULATION DE PROJET

Une fois votre ONG activée, vous pourrez, durant la période de l’appel à projets, accéder au formulaire de présentation de projet. Celui-ci comprend 7 sections: Information générale, Caractérístiques des solutions à construire, Des familles et de la communauté, Partenariat et coopération, Financement, Activités / Equipe, Documents joints. Chaque section aura des champs obligatoires qui devront être remplis pour pouvoir soumettre un projet.

Une fois le projet envoyé, SELAVIP examinera l’information que contient la proposition de projet.

Si vous désirez télécharger le modèle du formulaire à compléter cliquez ici (PDF formulaire de postulation).

 

4PROJET SÉLECTIONNÉ

Une fois le projet sélectionné, il vous sera demandé de compléter le formulaire d’informations additionnelles qui contient 8 sections: Information générale, Partenaires, Participation Familles et ONG, Familles (il vous sera demandé la description de chaque famille avec une photo de la famille avec son logement actuel), Gantt, Banque, Coût du projet, Coût total du projet.

Durant cette phase, SELAVIP peut vous demander d’effectuer des corrections ou d’ajouter des informations supplémentaires si nécessaire. Dans les deux cas elles peuvent concerner une ou plusieurs sections et il vous est dès lors demandé de réviser, une fois que vous avez été notifié par mail, chaque section afin de vous assurer que vous avez corrigé le nécessaire.

Une fois approuvées les informations additionnelles et sur base des informations envoyées, SELAVIP procédera à rédiger et générer l’accord à signer entre les deux parties. Celui-ci peut à son tour faire l’objet de corrections qui seront informées au moyen de courriers électroniques et au travers du système. Lorsque les deux parties sont d’accord sur les termes du document, l’ONG signe l’accord, SELAVIP le fait ensuite. Une copie de l’accord signé entre les deux parties reste ensuite disponible dans le système.

 

5PROJET EN EXÉCUTION

Une fois l’accord signé, le statut du projet passera à «En exécution». Durant cette phase, les transferts d’argent sont sollicités et les rapports d’avancement doivent être remplis. La quantité de transferts d’argent et de rapports peut varier pour chaque projet selon ce qui a été défini dans l’accord.

Les rapports d’avancement contiennent deux sections: Rapport d’avancement, Liste des familles (pour chaque famille il faut ajouter une photo de la solution en cours de construction).

 

6CLÔTURE

Lorsqu’un projet est terminé, il est nécessaire de rédiger un Rapport final (il est demandé d’ajouter une photo de la solution construite dans la section Liste des Familles). Une fois ce rapport approuvé par SELAVIP, un Certificat de clôture sera émis. Ce certificat confirme la bonne exécution du projet.

Durant les différentes phases du projet, les ONG et les projets en exécution peuvent faire l’objet de visite de la part d’évaluateurs de la fondation, ceci afin de connaître les installations et/ou visiter les projets en exécution et voir leur état d’avancement.

 

VOIR INFORMATION GÉNÉRALE