1CRÉER UN COMPTE
Vous pourrez, après avoir créé un compte, procéder à la création d’une ONG (ce qui permettra de l’habiliter pour pouvoir présenter un projet à SELAVIP lorsqu’un appel est ouvert). Pour voir les critères à remplir pour créer une ONG dans le système (https://application.selavip.org).
2CRÉATION DE L’ONG
Vous pourrez, après avoir créé un compte, procéder à la création d’une ONG (ce qui permettra la présentation de projets à SELAVIP). Pour voir les critères à remplir pour créer une ONG dans le système cliquez ici.
En En cas de perte ou d’oubli du mot de passe, vous pourrez, sur la page de début, le récupérer. Veuillez à cet effet, cliquer sur Mot de passe oublié? et suivre les instructions pour le rétablir.
Le formulaire d’inscription comprend 5 sections:
- Information Générale
- Information Légale
- Expérience
- Ressources
- Information Bancaire
Toutes les sections ont des champs obligatoires qui doivent être remplis pour que l’inscription soit valable.
Une fois le formulaire envoyé, SELAVIP examinera l’information. Le statut de votre ONG peut se présenter comme suit : Activée, Envoyée pour correction, Refusée. Veuillez noter que seules les ONG activées dans le système peuvent soumettre un projet.
Si vous désirez télécharger le modèle du formulaire à compléter cliquez ici (PDF formulaire d’inscription ONG)
3POSTULATION DE PROJET
Une fois votre ONG activée, vous pourrez, durant la période de l’appel à projets, accéder au formulaire de présentation de projet. Celui-ci comprend 7 sections:
- Information générale
- Caractérístiques des solutions à construire
- Des familles et de la communauté
- Partenariat et coopération
- Financement
- Activités / Equipe
- Documents joints
Chaque section comprend des champs obligatoires qui devront être remplis pour pouvoir soumettre un projet.
Une fois le projet envoyé au travers du système, SELAVIP examinera l’information que contient la proposition de projet. Le projet pourra dès lors être considéré comme admissible ou inadmissible.
Si le projet est considéré comme inadmissible, le projet ne sera pas révisé et restera en dehors du processus de sélection.
S’il est considéré comme étant admissible, il sera évalué selon les critères internes de SELAVIP définis pour chaque appel à projets. Chaque projet obtient un score qui permet de la classer, le projet en question est alors présélectionné
Si vous désirez télécharger le modèle du formulaire à compléter cliquez ici
4PROJET SÉLECTIONNÉ
Tous les projets présélectionnés sont informés aux Conseil d’Administration qui procède à sélectionner les projets qui correspondent le mieux aux objectifs de SELAVIP tout en tenant compte du budget fixé chaque année.
Une fois le projet sélectionné, il sera demandé à chaque ONG de compléter le formulaire d’informations additionnelles qui comprend 8 sections:
- Information générale
- Partenaires
- Participation Familles et ONG
- Familles (il vous sera demandé la description de chaque famille avec une photo de la famille avec son logement actuel)
- Gantt
- Banque
- Coût du projet
- Coût total du projet
Une fois que l’information additionnelle a été révisée et approuvée par SELAVIP en concordance avec l’information et les données fournies par l’ONG, un Accord formel est préparé en coopération avec l’ONG, les corrections nécessaires sont effectuées.
Une fois l’accord conforme, il est signé par SELAVIP et l’ONG, une copie de l’accord est jointe au système afin de pouvoir la décharger.
5PROJET EN EXÉCUTION
Une fois l’accord signé, le statut du projet passe à “En exécution”. Durant cette étape, les transferts d’argent sont sollicités et sont confirmés dans le système. Les rapports d’avancement doivent être remplis et envoyés. Le nombre de transferts d’argent et de rapports d’avancement peut varier en fonction de chaque projet selon ce qui a été défini au préalable dans l’accord.
Les rapports d’avancement comptent deux sections:
- Rapport d’avancement.
- Liste des familles (Informe avance (pour chaque famille il faut ajouter une photo de la solution en cours de construction).
6CLÔTURE
Lorsqu’un projet est terminé, il est nécessaire de rédiger un Rapport final (il est demandé d’ajouter une photo de la solution construite dans la section Liste des Familles). Une fois ce rapport approuvé par SELAVIP, un Certificat de clôture sera émis. Ce certificat confirme la bonne exécution du projet
Durant les différentes phases du projet, les ONG et les projets en exécution peuvent faire l’objet de visite de la part d’évaluateurs de la fondation, ceci afin de connaître les installations et/ou visiter les projets en cours d’exécution et voir leur état d’avancement.